Datenschutzerklärung Memory Lane – Roxelane Care B.V.

1. Einführung

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke verwenden und nicht für andere Zwecke, es sei denn, die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist mit den Zwecken vereinbar, für die diese Daten ursprünglich verarbeitet wurden.

2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Wir erfassen personenbezogene Daten (personenbezogene Daten), die Sie uns selbst oder durch einen informellen Betreuer über unsere Website www.mymemorylane.com, über unsere Memory Lane App, über die Memory Lane oder wenn Sie uns auf andere Weise kontaktieren, mitteilen. Personenbezogene Daten sind Daten, die dazu genutzt werden können, Ihre Identität zu bestimmen.

Informationen, die wir von Ihnen sammeln, sind:

• • Name
• • Geburtsdatum
• • Geschlecht
• • Adresse
• • E-Mail-Adresse
• • Anmeldedaten
• • Telefonnummer(n)
• • Zahlungsdaten (Bankkontonummer, Kartennummer)
• • IP-Adresse
• • GPS-Koordinaten
• • Fotos
• • Gesundheitsdaten
• • Familienbeziehungen
• • Bewegungsdaten
• • Input für KI-Funktionalitäten – wie Textnachrichten, Fragen, Befehle oder Inhaltsbeschreibungen

3. Warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben: Zwecke und Grundlagen

Auf Grundlage der nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen können wir Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke verwenden, es sei denn, die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist mit den Zwecken vereinbar, für die die Daten ursprünglich verarbeitet wurden.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Entscheidungsfindung ausschließlich auf der Grundlage einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, verwenden.

Wir verwenden einige Daten für unsere eigenen berechtigten Interessen, beispielsweise zur Verbesserung unserer Dienste. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen. Wenn Sie Widerspruch einlegen möchten, können Sie uns kontaktieren. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, aus denen unser Interesse an der Verarbeitung Ihr Interesse an der Einstellung der Verarbeitung überwiegt. Wenn Sie uns auffordern, die Verarbeitung einzustellen, kann es sein, dass Sie unsere Dienste nicht mehr optimal nutzen können.

Nutzung von KI-Funktionalitäten

Innerhalb der Memory Lane App bieten wir KI-Funktionalitäten (wie intelligente Erinnerungen, Verhaltensanalyse, Gesprächsunterstützung oder personalisierte Einblicke). Hierfür arbeiten wir mit einem der dritten KI-Dienstleister wie OpenAI, Google Gemini oder xAI (Grok) zusammen.

Erst nachdem Sie die KI in der App aktiviert haben, einen übersichtlichen Einwilligungsbildschirm sehen und dem von Ihnen gewählten Dienstleister ausdrücklich zugestimmt haben, werden folgende Daten an diesen übermittelt:

• Der von Ihnen eingegebene Text (z. B. Fragen, Befehle oder Beschreibungen)
• Jeder relevante Kontext, wie etwa Teile des Gesprächsverlaufs oder Informationen über Ihre Agenda, Lebensumstände oder andere Informationen, die Sie uns mitgeteilt haben. xAI verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Generierung einer KI-Antwort oder eines KI-Ergebnisses und fungiert als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung werden keine personenbezogenen Daten an den KI-Dienst übermittelt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Einstellungen in den App-Einstellungen widerrufen.

Für jeden Dienstleister gelten die offiziellen Verarbeitungsbedingungen (Data Processing Addendum) dieser Partei. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO verarbeitet werden. Weitere Informationen darüber, wie sie personenbezogene Daten verarbeiten, finden Sie in der Datenschutzerklärung:

• OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google Gemini: https://policies.google.com/privacy (ergänzt durch die Gemini Apps-Datenschutzerklärung)
• xAI (Grok): https://x.ai/legal/privacy-policy

Kundenservice und Helpdesk

Wenn Sie uns wegen einer Frage oder eines Problems kontaktieren, können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Rechtsgrundlage hierfür ist der Abschluss des Vertrages mit Ihnen. Besteht zwischen uns noch kein Vertrag mit Ihnen, die Kontaktaufnahme dient jedoch dem (möglichen) Abschluss eines Vertrages, so fällt auch dieser unter diese Rechtsgrundlage (vorvertragliche Phase).

Mitteilung von Memory Lane

Wir können Ihnen Newsletter und Nachrichten zusenden und in diesem Zusammenhang Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies kann daran liegen, dass Sie sich dafür registriert haben. In diesem Fall ist die Einwilligung die Rechtsgrundlage. Wir können Ihnen auch Newsletter und Nachrichten mit relevanten Informationen zu unseren Dienstleistungen und Dienstleistungen zusenden. In diesem Fall ist die Rechtsgrundlage die Ausführung des Vertrags mit Ihnen.

Umfragen zur Kundenzufriedenheit

Wir können Kundenzufriedenheitsstudien auf verschiedene Weise durchführen, um unsere Dienstleistungen zu optimieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang ist unser berechtigtes Interesse.

Nutzung der Memory Lane und/oder der Memory Lane App

Wenn Sie die Memory Lane und/oder die Memory Lane App nutzen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um die Nutzung der Memory Lane und/oder der Memory Lane App zu ermöglichen. Wir tun dies auf der Grundlage der Rechtsgrundlage für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen.

Die von Ihnen im Rahmen der Nutzung eingegebenen Daten, wie zum Beispiel Ihre Profildaten und die von Ihnen im Fotoalbum eingestellten Fotos, werden von uns verarbeitet. Diese Daten werden auf einem Server/Cloud gespeichert, auf den wir als Administrator Zugriff haben. Wir verarbeiten Daten auch, um beispielsweise die Drehung oder Größe anzupassen und sie (mittels Software) zu analysieren und mit Tags zu versehen, damit die Fotos richtig gruppiert werden.

IP-Adresse und Standortdaten

Aus Sicherheitsgründen erfassen wir Ihre IP-Adresse und GPS-Koordinaten. Wir können diese Daten nutzen, um Sicherheitsverstöße zu erkennen, beispielsweise wenn wiederholt versucht wird, sich mit einer unbekannten (fremden) IP-Adresse anzumelden. Wir verarbeiten die Standortdaten, um eine möglicherweise verloren gegangene Memory Lane zu lokalisieren. Grundlage dieser Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit Ihrer Daten.

Gesundheitsdaten

Auf der Memory Lane kann ein maßgeschneidertes Übungsprogramm genutzt werden. Um dieses persönliche Trainingsprogramm zusammenzustellen, erfragen wir eine begrenzte Anzahl an Gesundheitsdaten. Wir fragen zum Beispiel ab, ob Sturzangst, Demenz und ob Sie an bestimmten Gelenken leiden. Wir erfragen dies, damit das Übungsprogramm an Ihre Fähigkeiten und Umstände angepasst werden kann. Sie können diese Fragen auch überspringen, dies kann jedoch die Funktionalität der Funktion beeinträchtigen. Wir verarbeiten diese Daten daher nur, wenn Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen. Sie können diese Einwilligung auch widerrufen und wir werden diese Gesundheitsdaten löschen.

Zahlungen oder Rückerstattungen

Wenn wir Zahlungen von Ihnen erhalten oder (Rück-)Zahlungen an Sie leisten müssen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der Rechtsgrundlage zur Durchführung des Vertrages mit Ihnen. Der Zahlungsvorgang läuft über unseren Partner S.P. Abonneeservice B.V. (weitere Informationen und die Datenschutzerklärung dieser Partei finden Sie unter http://www.spabonneeservice.nl/privacy.html). Mit diesem Partner haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, in dem wir Vereinbarungen über den Umgang mit Ihren Daten getroffen haben.

4. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, für den wir die Daten verarbeiten, erforderlich ist.

Sollte zwischen uns kein Vertrag mehr bestehen, werden wir die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten von Ihnen ebenfalls grundsätzlich innerhalb von sechs (6) Monaten löschen. Eine sofortige Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nicht, da die Bearbeitung etwaiger Serviceanfragen für uns weiterhin erforderlich ist. Innerhalb dieses Zeitraums von sechs Monaten ist es möglich, das Memory Lane-Abonnement ohne Datenverlust zu verlängern. Danach ist dies nicht mehr möglich. Wenn Sie sich für unseren Newsletter oder Messaging-Dienst registriert haben, speichern wir diese Informationen so lange, bis Sie uns mitteilen, dass Sie diese nicht mehr erhalten möchten.

Bestimmte personenbezogene Daten müssen wir länger aufbewahren, da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Zahlungsdaten). Wir bewahren diese Daten so lange auf, wie diese gesetzliche Verpflichtung besteht.

5. Wie wir Ihre Daten schützen

Wir sorgen für eine angemessene Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten und ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger Verarbeitung oder Verlust zu schützen.

Die von uns ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen umfassen unter anderem die folgenden Maßnahmen:

• • Unsere IT-Systeme werden regelmäßig entsprechend den am Markt geltenden Standards aktualisiert und gesichert;
• • Unsere App nutzt verschlüsselte Verbindungen zur Microsoft Azure Cloud-Plattform und einen Bildserver von TransIP. Sämtliche Informationen werden in dieser Cloud-Umgebung gespeichert, sodass keine personenbezogenen Daten (mit Ausnahme Ihres Login-Namens) lokal auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Aus Leistungsgründen können bestimmte Fotos vorübergehend im lokalen Memory Lane-Cache gespeichert werden;
• • Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf Ihre persönlichen Daten;
• • Wir schließen Verarbeitungsverträge mit Dritten ab, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

6. Wo Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Memory Lane selbst erfolgt in den Niederlanden. Sofern wir Dritte zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einsetzen, befinden sich diese in der Regel innerhalb der Europäischen Union, ggf. aber auch außerhalb.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in anderen Ländern verarbeitet oder in andere Länder übertragen, ohne dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten getroffen werden.

7. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, außer an die unten genannten Kategorien von Dritten oder wenn Sie uns zuvor Ihre Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Daten an einen bestimmten Dritten erteilt haben.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Dritten weitergeben:

• • Professionelle Berater wie Anwälte und Buchhalter
• • Dritte, an die wir bestimmte Dienstleistungen auslagern, wie zum Beispiel: IT-System- oder Softwarelieferanten, IT-Dienstleister, Anbieter von Dokumenten- und Informationsspeichern
• • Dritte, die im Rahmen unserer Dienstleistungen Unterstützung leisten, wie z. B. Debitorenmanagement und Inkassodienstleistungen
• • Dienstleister, die uns bei Analysen unterstützen, wie z. B. SAS Analytics und Google Analytics
• • KI-Dienstanbieter – um KI-Funktionalität in der App bereitzustellen (nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und Wahl des Dienstanbieters), wie z. B. OpenAI, Google Gemini oder xAI (Grok).

Wir behalten uns das Recht vor, Ihre personenbezogenen Daten an (andere) Dritte weiterzugeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn dies zur Förderung der Interessen von Ihnen, uns oder Dritten erforderlich ist.

8. Änderungen unserer Richtlinien

Diese Datenschutzerklärung kann im Falle von Änderungen unserer Dienste oder Änderungen der Datenschutzgesetze geändert werden. Eventuelle Änderungen werden wir auf unserer Website bekannt geben. Sollten sich für Sie relevante Änderungen ergeben, informieren wir Sie persönlich, beispielsweise per E-Mail.

9. Wie Sie Ihre Rechte ausüben können

Gemäß der Datenschutzgesetzgebung (einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)) haben Sie eine Reihe von Rechten. Diese Rechte sind in den Artikeln 12 – 23 der DSGVO und den damit verbundenen Rechtsvorschriften beschrieben. Sie haben jedenfalls folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• • Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen;
• • Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind (Berichtigung);
• • Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• • Recht, die Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeitet haben: Recht auf Widerspruch gegen die (weitere) Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Widerspruch)
• • Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage einer mit Ihnen geschlossenen Vereinbarung verarbeitet haben: Recht auf Übertragung der personenbezogenen Daten (Datenübertragbarkeit)

Wenn Sie eines oder mehrere dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

10. Recht auf Beschwerde

Sind Sie mit einer unserer Entscheidungen nicht einverstanden, beispielsweise wenn wir beschließen, Ihre personenbezogenen Daten nicht zu löschen? Anschließend können Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen nutzen:

• • Kontaktieren Sie uns unter support@mymemorylane.com: Wir werden versuchen, in diesem Fall mit Ihnen eine Lösung zu finden.
• • Eine Beschwerde einreichen: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einzureichen: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
• • Antrag auf Schlichtung: Sie können die niederländische Datenschutzbehörde bitten, zwischen Ihnen und uns zu vermitteln: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
• • Rechtsstreitigkeiten: Sie haben das Recht, sich zur Beilegung des Streits an das zuständige Gericht zu wenden.

11. Kontakt

Die Verantwortung für die Verarbeitung der in dieser Datenschutzerklärung genannten personenbezogenen Daten liegt bei:

E-Mail: support@mymemorylane.com

Wenn Sie sich mit einer Frage oder einem Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten an uns wenden, ist es wichtig, dass wir sicher sind, dass die Anfrage oder Frage tatsächlich von Ihnen oder in Ihrem Namen gestellt oder gestellt wurde. Wir bitten Sie daher um die Zusendung einer Kopie Ihres Personalausweises, andernfalls können wir die Anfrage bzw. Frage nicht bearbeiten. Um Ihre Privatsphäre zu schützen, machen Sie in dieser Kopie Ihr Passfoto, die MRZ (maschinenlesbarer Bereich, der Streifen mit den Nummern auf dem Personalausweis), die Dokumentennummer und die Bürgerservicenummer (BSN) schwarz. Wir werden Ihre Anfrage oder Frage so schnell wie möglich beantworten.